この記事では、Outlook に署名を設定する方法について説明します。
ここでは、Microsoft 365 Personal に付帯する Outlook を使用します。
目次
署名とは
署名とは「書類など文書に、自筆の氏名を記入すること」をいいます。
が、「メール署名」となると、メールの文末に表示する、文言または文章を指します。
ビジネスシーンでは、メール署名は標準的に使用され、さらに大学などでメールアドレスが付与された場合でも、多く使用されます。
また、署名設定は複数することができるので、ビジネスであれば社内用・社外用、エデュケートならば内部用・就活時用など使い分けることもできます。
署名に記載する内容
ビジネス・エデュケート 、それぞれ例をあげていきます。
ビジネスの場合の項目
- 会社名
- 部署名
- 役職
- 氏名 +ふりがな、またはローマ字名
- 会社住所(郵便番号含む)
- 電話番号
- FAX番号(FAXがあれば)
- メールアドレス
- コーポレートサイトURL
- 公式SNS情報
エデュケートの場合
- 学校名
- 学部、学科名
- 氏名 +ふりがな、またはローマ字名
- 電話番号
- メールアドレス
- 本人を紹介するURL
- 本人を紹介するSNS情報
※4.は任意です。
6,7. も任意ですが、就職活動に用いる署名であれば、積極的に記載しましょう。
署名の設定方法
署名を作成し『新しいメール』作成時に自動で作成した署名が挿入される設定を説明します。
※Outlookには、何らかのメールアドレスが設定されていることを前提とします。
Outlook を起動し、『ファイル』をクリックします。
『オプション』をクリックします。
Outlookのオプション画面では『メール』をクリックします。
『署名』をクリックします。
署名とひな形画面で『新規作成』をクリックします。
『この署名の名前を入力してください』の中に、体を表す名前を入力し『OK』をクリックします。
『署名の編集』内が編集可能になるため、必要な情報を入力します。
『保存』をクリックします。
『既定の署名の選択』 にある『 新しいメッセージ 』の右端にある 『▽』をクリックし、作成した署名の名前を選びます。
※本手順を行わない場合ことで『新しいメール』作成時、署名を挿入させないこともできます。
『OK』をクリックします。
Outlookのオプション画面で『OK』をクリックします。
ホーム画面で『新しいメール』をクリックします。
すると、設定した署名が挿入された状態で新しいメールが作成されます。
複数の署名を使い分ける
署名は複数作成することができ、用途によって使い分けることができます。
署名の使い分け方法を説明します。
新たに署名を設定します。
新しいメールを作成し『挿入』をクリックします。
使用する署名名を選びます。
すると新たに作成した署名に置き換わります。
