ひとりだけの情シス部

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Gmailでメールの末尾に自分の会社名や部署などの署名を設定する方法

この記事では、Gmailの本文の末尾に自分の会社名や部署名、メールアドレスといった署名を設定する方法をご紹介します。

メールを送信するときに、毎回自分の名前や、所属する組織の名前を入力するのはとても手間です。署名を設定して自動的に会社名や組織名を入力した状態にしてみましょう。

Gmailの設定画面を表示する

署名の設定は、設定画面から行います。Gmailの画面右側にある歯車のアイコン、『設定』ボタンをクリックします。

表示されるメニューの中から、『設定』をクリックします。

設定画面が表示されます。設定画面の、『全般』タブを表示して下にスクロールすると、『署名』の設定ができます。

署名を設定していない状態で、メールの作成を行っても、本文は空白の状態です。
※初期設定では、『署名:』の設定は『署名なし』になっています。

署名としてメールの最後に入れたい文章を入力します。メールの本文と署名の間をわかりやすくするために、署名の冒頭に「======」を入れています。

  • 会社名
  • 部署名
  • 氏名
  • 氏名のローマ字
  • メールアドレス

などの情報を入力しましょう。

これら以外にも、会社のWebサイトのURLや、電話番号などを入力してもかまいません。会社や部署、組織で決められた様式やテンプレートがないか確認して設定してみましょう。

「返信で元のメッセージの前にこの署名を挿入し、その前の『--』を削除する。」にチェックをつけます。

設定が完了したら、ページの下のほうにスクロールして、『変更を保存』をクリックします。

※変更を保存をクリックしないと、変更が反映されず署名が入力されません。

署名の変更の確認をしてみましょう!

Gmailで署名の設定を変えた後の状態で新規のメールを作成してみましょう。署名の変更を保存後に、Gmailの画面から『新規』ボタンをクリックします。

すると、設定した署名が自動的に入力されています。

新規作成以外にも、受信したメールに返信を行う時にも、設定した署名は自動で入力されます。

署名の設定を解除したい場合は、設定画面から、「署名なし」を選択して変更を保存することで解除できます。

新しくGmailアカウントを付与された場合や組織の変更があった時には、署名の設定を変更しておき、メール作成の手間を効率化してみましょう。